Idag är det med hjälp av tekniken lättare än någonsin att hålla effektiva möten, även på distans. Möjligheterna är oändliga när det gäller funktionalitet bara man använder rätt teknik och etikett när mötena äger rum. Att kunna spela in möten och sprida dem bland medarbetarna, och även enkelt kunna engagera medarbetare på distans leder till att färre möten måste ställas in, och att alla får nödvändig information.
Använder tekniken minst i Europa
Svenskarna använder konferensteknik minst i hela Europa vilket är lite synd. Samtidigt kan det bero på att man värderar det fysiska mötet väldigt högt. Enligt undersökningar tycker dock var tredje anställd på olika företag att de använder för lite teknik i samband med möten. Vanligast är att man använder en laptop vid sina presentationer. Det näst vanligaste är fortfarande whiteboardtavlor, och det minst vanliga är så kallade interaktiva whiteboards. Även videokonferenser är relativt ovanliga trots att de möjliggör att få ned kostnader markant.
Ersätter affärsresor
I takt med diskussioner om flygets belastning på miljön blir videokonferenser allt mer vanliga. Hälften av alla företag vill undvika just affärsresor genom att använda videokameror och olika mötesplattformar på nätet. Var sak har sin plats och ibland är det viktigt med fysiska möten, men även då har mötesteknik sin givna plats.
Undvika möteskatastrofer
Med rätt planeringsverktyg är det enkelt för alla att komma pålästa och insatta till mötet. Mjukvara som exempelvis Teams har möjliggjort för företag att snabbt organisera grupper för att lösa problem och skapa olika digitala kanaler för intern kommunikation. Man kan med fördel använda tjänster som Questback på www.questback.com/se/ för både marknadsundersökningar och interna pulstagningar för att säkerställa att alla medarbetare inser vart ett företag är på väg. Det är bra med ett system som innehåller alla de undersökningar man behöver tillgång till på ett och samma ställe.
Viktigt med både teknik och mötesetikett
För att regelbundet hålla effektiva möten är det av högsta prioritet att man använder sig av stabil mötesteknik och system som är enkla att använda. Grundläggande tips för ett lyckat möte är:
- Skicka inbjudan i tid, och använd ett system där man får ett jakande eller nekande svar tillbaka.
- Är det ett helt nytt mötesrum som används, är det bra att se över att tekniken verkligen fungerar på ett tillfredställande sätt innan mötet börjar.
- Att både starta och avsluta ett möte i tid är viktigt för att slippa oroliga deltagare som till exempel ska hämta ett barn på dagis, eller närvara vid ett annat möte.
- Håll mobiltelefoner avstängda, och måste man svara, går man ut först. Pauser kan användas för att kolla mejl etc.
- Efter debatt ska man gå till beslut. Det är bra att utse ansvarspersoner för varje fråga som kräver en handlingsplan.
